Die Basispauschalierung ist eine vereinfachte Alternative zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Statt tatsächlicher Ausgaben, können Sie einen festen Prozentsatz Ihres Nettoumsatzes als Betriebsausgaben ansetzen. Das spart Zeit, reduziert Verwaltungsaufwand und kann auch steuerliche Vorteile bringen.
Voraussetzungen:
- Gewinnermittlungsmethode: Die Basispauschalierung ist nur für Unternehmer möglich, die grundsätzlich eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen.
- Umsatzgrenze: Ihr Umsatz im vorangegangenen Wirtschaftsjahr darf gewisse Grenzen nicht überschreiten:
- Bis 2024: 220.000 €
- Ab 2025: 320.000 €
- Ab 2026: 420.000 €
- Antragstellung: Die Pauschalierung wird in der jährlichen Steuererklärung ausgewählt.
Arten und Höhe der Pauschalierung
Die Basispauschalierung kennt zwei Varianten: einen allgemeinen Pauschalsatz für die meisten Selbständigen und einen speziellen Pauschalsatz für bestimmte Berufsgruppen (üblicherweise mit geringeren Betriebsausgaben), wie Schriftsteller, technische Berater, Vortragende, oder z.B.: auch Gesellschafter-Geschäftsführer mit wesentlicher Beteiligung).
Der allgemeine Pauschalsatz gilt für die Mehrheit der Selbständigen. Die Höhe des Pauschalsatzes und der maximal absetzbaren Beträge wurde 2025 angehoben und steigt 2026 noch einmal:
| Jahr | Standard-Pauschalsatz | Maximale Pauschale | Umsatzgrenze (Vorjahr) |
| Bis 2024 | 12 % | 26.400 € | 220.000 € |
| 2025 | 13,5 % | 43.200 € | 320.000 € |
| Ab 2026 | 15 % | 63.000 € | 420.000 € |
Spezieller Pauschalsatz (6 %)
Der reduzierte Satz von 6 % des Nettoumsatzes für die genannten Berufsgruppen stellt sich Folgendermaßen dar:
| Jahr | Spezieller Pauschalsatz | Maximale Pauschale | Umsatzgrenze (Vorjahr) |
| Bis 2024 | 6 % | 13.200 € | 220.000 € |
| 2025 | 6 % | 19.200 € | 320.000 € |
| Ab 2026 | 6 % | 25.200 € | 420.000 € |
Die pauschalierten Betriebsausgaben von 12 % bzw. 6 % decken viele typische Betriebsausgaben ab, wie z.B. AfA von Investitionen, Miete, Reparaturen, Telefon, Zinsen, Werkzeuge, Verbrauchsmaterial, Versicherungen, Werbung, Reisekosten und Kraftfahrzeugkosten. Sind diese Kosten bei Ihnen in der Regel gering, profitieren Sie jedenfalls von der Pauschalierung.
Welche weiteren Kosten können abgezogen werden?
Neben der Basispauschalierung können Sie bestimmte zusätzliche Ausgaben abziehen. Das macht die Pauschalierung noch attraktiver.
- Ausgaben laut Wareneingangsbuch: zum Beispiel Handelswaren, Roh- und Hilfsstoffe
- Löhne und Lohnnebenkosten Ihrer Mitarbeiter.
- Fremdlöhne und Fremdleistungen:
- Pflichtbeiträge zur Sozialversicherung und Selbständigenvorsorge.
- Kleine (300 €) und große Arbeitsplatzpauschale (1.200 €)
- 50 % der Kosten für ein auch betrieblich genutztes Öffi-Ticket
- Grundfreibetrag (15 %, maximal 4.950,00 €)
- Umsatzsteuer bei Bruttoverrechnung
- Reise- und Fahrtkosten: Soweit ein Kostenersatz in gleicher Höhe gegenübersteht, können diese in tatsächlicher Höhe abgezogen werden.
- Steuerberatungskosten: Können zusätzlich als Sonderausgaben geltend gemacht werden.
Vorteile der Pauschalierung
Neben einem geringeren Verwaltungsaufwand gegenüber der Einnahmen- Ausgaben Rechnung kann die Pauschalierung auch eine potenzielle Steuerentlastung darstellen. Besonders attraktiv sind die pauschalierten Betriebsausgaben für Einzelunternehmen und Freiberufler mit geringen Fixkosten – hier entfaltet die Pauschalierung ihr volles Potenzial.
Nachteile und mögliche Fallstricke
- Höhere Steuerbelastung bei hohen Fixkosten: Wenn Ihre tatsächlichen Betriebsausgaben z.B. wegen hoher Mieten oder hoher Investitionen über dem Pauschalsatz liegen, kann die Pauschalierung nachteilig sein.
- Kein investitionsbedingter Gewinnfreibetrag: Bei der Pauschalierung können Sie zwar den Grundfreibetrag geltend machen, nicht jedoch den investitionsbedingten Gewinnfreibetrag.
- Bindungswirkung: Ein freiwilliges Abgehen von der Pauschalierung zur Einnahmen- Ausgaben Rechnung ist stets möglich. Ein Wiedereintritt in die Pauschalierung dann jedoch erst wieder nach 5 Jahren.
Sammeln Sie jedenfalls unterjährig Ihre Ausgabenbelege und wir erstellen Ihnen eine Vergleichsrechnung, welche Methode für Sie die steuerlich Günstigste ist.
Tipp: Pauschalierung in der Umsatzsteuer
Zusätzlich zur Basispauschalierung können Sie auch die Umsatzsteuerpauschalierung (=Vorsteuerpauschale) nutzen. Beide Varianten sind unabhängig voneinander, werden aber in der Praxis oft kombiniert. Setzen Sie pauschal 1,8 % Ihres Jahres-Nettoumsatzes als Vorsteuer an. Dadurch entfällt die Ermittlung der tatsächlich angefallenen Vorsteuerbeträge bzw. kann bei geringen tatsächlichen Vorsteuern ab 2026 ein Maximalbetrag von bis zu € 7.560,- (=1,8% von € 420.000,-) an Vorsteuern lukriert werden.
Pauschalierung für Kleinunternehmer
Für Unternehmen mit geringen Umsätzen (unter € 55.000,-) gibt es als Alternative zur Basispauschalierung die Kleinunternehmerpauschalierung. Nähere Informationen dazu finden Sie in einem unserer letzten Beiträge: Mehr Spielraum für Kleinunternehmer: Umsatzsteuerbefreiung ab 2025 erweitert
Haben Sie Fragen zur Basispauschalierung oder möchten Sie berechnen lassen, ob sich die neue Regelung ab 2026 für Sie lohnt?
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Mag. iur. Dietmar Wurzer +43 680 144 45 57 d.wurzer@mehrwert-steuerberatung.at